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E-Mail-Automation: Grundlagen, Beispiele & Umsetzung

Lesezeit 12 MinChristian Angrik | njoy online marketingAutor Christian Angrik

Wer kennt es nicht: Kunden sollen per Mail über die neuesten Produkte oder Aktionen aufmerksam gemacht werden, und das am besten so schnell und kostengünstig wie möglich. Das Problem: Jedem Kunden einzeln eine Mail zu schreiben, schlägt eben sehr auf die Ressourcen deines Unternehmens und verursacht entsprechende Kosten. E-Mail-Automation ist da die rettende Lösung, denn du schlägst gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe: Verfasse einmalig eine Mail, lasse sie automatisch personalisieren und schicke sie zum richtigen Zeitpunkt an deine Leads raus. Günstig, schnell, auf den Punkt: Problem gelöst!

Welche weiteren Vorteile dir E-Mail-Automation bietet, was du dafür benötigst und für wen sie geeignet ist, erfährst du in diesem Beitrag. Außerdem erhältst du einen ultimativen E-Mail-Automation Fahrplan mit wertvollen Tipps und Tricks, wie auch du zum Profi wirst! Also, lass uns gemeinsam durchstarten!

Was ist E-Mail-Automation?

Der E-Mail-Automation liegen, wie der Name schon vermuten lässt, automatisierte Prozesse zugrunde. Das bedeutet konkret, dass einmalig erstellte E-Mails zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch an den Empfänger verschickt werden. Dies geschieht mittels eines definierten Auslösers (auch „Trigger“ genannt), der an ein Ereignis, Datum oder eine Aktion gekoppelt ist.

Sicherlich hast du dich an deinem letzten Geburtstag über eine E-Mail in deinem Posteingang freuen dürfen, in der dir nicht nur zum Geburtstag gratuliert wurde, sondern du vielleicht auch einen Rabattcode oder Gutschein erhalten hast. Insbesondere bei großen Unternehmen ist es offensichtlich, dass die Mitarbeiter nicht jeden Geburtstag ihrer Kunden im Blick haben können und persönlich E-Mails verfassen. Hinter der automatisierten Mail zum Geburtstag lag ein Automatismus, der aufgrund des Datums ausgelöst wurde. Weitere Beispiele für Mails im Rahmen der E-Mail-Automation:

Begrüßungs-Mails oder auch Willkommensnachricht:

bei der Neuanmeldung zum Newsletter oder für ein Kundenkonto

E-Mails zum Bestellstatus:

Erinnerung an einen unabgeschlossenen Kauf (Artikel im Warenkorb), Bestellbestätigung, Versandbestätigung etc.

Post-Purchase Mails:

Mails, um Up-, Cross- oder Reselling Möglichkeiten zu nutzen

Kalenderbasierte Mails:

Weihnachtsgrüße, Oster-Mails oder zum Black Friday

Dank der E-Mail-Automation können jedoch nicht nur einzelne E-Mails verschickt werden, sondern auch ganze E-Mail Strecken. So ist es möglich, eine Follow-up E-Mail automatisch zu verschicken, sobald eine E-Mail geöffnet wurde, ein Link genutzt oder ein Meeting über einen Terminlink vereinbart wurde. Aber auch bei gegenteiligen Ereignissen: du hast Interessenten vor einigen Tagen eine spannende Mail mit tollen Angeboten zukommen lassen, aber die Mail liegt nach wie vor ungeöffnet im Postfach deines Empfängers? Dann kann es Sinn ergeben, ihn mit einer weiteren E-Mail an das Angebot zu erinnern.

Welche fantastischen Vorteile bieten dir automatisierte E-Mails?

Pünktlich & zum richtigen Zeitpunkt

Einen großen und entscheidenden Vorteil, der für die Nutzung von E-Mail-Automation spricht, haben wir eben gerade schon kennengelernt. Durch die definierten Trigger werden E-Mails (= Triggermailings) pünktlich oder zum richtigen Zeitpunkt an den Empfänger verschickt. Pünktlich, wenn es sich zum Beispiel um eine Mail zum Geburtstag handelt und zum richtigen Zeitpunkt, wenn es sich um einen verhaltensbasierten Trigger handelt. Die E-Mail-Automation ist insbesondere aus dem Blickwinkel der Inbound-Methodik ein Gewinn, da sie es ermöglicht, den Leads zum richtigen Zeitpunkt den richtigen Inhalt zu bieten.  Du bist mit der Inbound-Methodik noch nicht so richtig vertraut? Dann schau doch mal im Artikel zum Inbound-Marketing für Anfänger vorbei und lerne alle wichtigen Basics!

Zeitersparnis

Zeit ist etwas sehr Wertvolles und niemand von uns möchte immer wieder Zeit für die gleichen Aufgaben aufbringen müssen. Mit der E-Mail-Marketing-Automation ist das auch nicht mehr nötig! Du musst deine Automation-Mails lediglich einmal erstellen und fortan werden sie bei Auslösung des Triggers verschickt. Das gilt sowohl für bestehende Kontakte als auch für neue Kontakte. Sobald sie die Trigger-Kriterien erfüllen, sind sie Teil der E-Mail Serie. Vergiss jedoch nicht, deine Mails regelmäßig auf Aktualität und Performance zu überprüfen, um die richtige Wirkung zu erzielen. Schließlich ist die Marketing-Automation ein Teil deiner Inbound-Strategie und hier zählt: biete deinen Leads Mehrwert!

Individuell & personalisierbar

Sicherlich hast du schon einmal Newsletter oder andere Marketingmails erhalten, die dich in der Betreffzeile und/oder in der Ansprache mit deinem Vor- oder Nachnamen angesprochen haben. Die meisten Empfänger von Marketingmails bevorzugen die direkte Ansprache. Zudem spiegelt die Art der Ansprache die Marke oder das Unternehmen wider. Wer im Blogbeitrag und auf der Website geduzt wird, wird auch in der Mail mit dem Vornamen angesprochen. E-Mail-Automation ermöglicht personalisierte Inhalte, indem sie auf Informationen des CRM Systems zurückgreift.

Eine weitere fantastische Möglichkeit der E-Mail-Automation ist die individuelle Segmentierung der Kontakte nach persönlichen Interessen oder Informationen. Interessiert sich dein Lead besonders für ein bestimmtes Blogthema und hat einen Download zum Thema gestartet? Dann warte einige Zeit und schicke ihm eine Follow-up Mail mit Informationen zum thematisch passenden Webinar oder Seminar! Beachte dabei selbstverständlich das Vorliegen der Zustimmung über Double-Opt-in deiner Leads für Kommunikations- und Marketingmails. Auch eine Segmentierung nach Neu- oder Bestandskunden kann Sinn ergeben, da beide an unterschiedlichen Punkten in ihrer Customer Journey stehen und sich ihre Bedürfnisse somit unterscheiden.

Das solltest du bei der Erstellung von E-Mail-Marketing-Automation beachten

E-Mail-Marketing Automation einzurichten, ist kein Hexenwerk. Allerdings gibt es einige wichtige Aspekte, die du unbedingt beachten solltest, damit deine E-Mail-Automation zielführend und erfolgreich für dein Unternehmen ist. Denke bei der Einrichtung deiner E-Mail-Automation daher an folgende Punkte:

Definiere die Strategie und den Zweck deiner E-Mail-Marketing-Automation

Überlege dir genau, welches Ziel hinter deiner Kampagne steckt und was du damit erreichen möchtest. Möchtest du potenzielle Interessenten zu Kunden machen? Oder geht es dir vielmehr darum, dass du eine langfristige und stabile Kundenbindung aufbaust?
Sobald du deine Ziele festgelegt hast, solltest du deine E-Mail-Automation-Strategie darauf ausgerichtet entwickeln.

Pflege deine Kontaktliste

Eine ordentliche und gepflegte Kontaktliste ist die Grundlage für eine erfolgreiche E-Mail-Marketing-Automation. Dafür gibt es drei wesentliche Gründe. Einerseits möchtest du natürlich, dass deine Mails geöffnet und gelesen werden. Andererseits sollen deine Kunden oder Leads die für sie richtigen Inhalte erhalten. Um deine Kontakte anhand ihres Verhaltens oder der Informationen segmentieren zu können, muss deine Kontaktliste jedoch gepflegt und übersichtlich sein. Der dritte Grund ist ein sehr wichtiger. Eine hohe Bounce-Rate (Unzustellbarkeit der Mail) ist auf mangelnde Pflege des E-Mail Verteilers zurückzuführen. Dies kann dazu führen, dass dein Ruf als Versender immensen Schaden nimmt und deine Mails bei den gängigen Anbietern im Spam/Junk Ordner landen. Pflege also deine Kontaktdatenbank und lösche Kontakte mit hartem Bounce!

Achte auf Design, Inhalt und Funktionalität deiner Mails

Laut Statista werden mehr als 306 Milliarden E-Mails am Tag gesendet und empfangen. Deine E-Mail wird also sehr wahrscheinlich nicht die einzige im Postfach deines Kunden sein. Achte daher schon in der Betreffzeile und im Vorschautext darauf, dass du deine Empfänger ansprichst und ihr Interesse weckst. Hast du das geschafft, dann muss deine E-Mail natürlich auch mit Inhalt, Design und der Funktionalität überzeugen. Passe dein Design zum Beispiel deiner Brand an, indem du Logos und immer wiederkehrende Farben nutzt. Insbesondere deine erste Mail an einen neuen Empfänger sollte ansprechend und überzeugend sein, anderenfalls verlieren deine gerade gewonnen Leads bereits nach der ersten Mail das Interesse und melden sich im schlimmsten Fall direkt wieder ab. Vergiss hier keinesfalls, dass deine E-Mails auf verschiedenen Endgeräten problemlos angezeigt werden müssen. Stichwort: Mobile Content! Weitere Tipps, wie du deine Empfänger zum Öffnen deiner Mails anregst, findest du in unserem kostenlosen Download „Der ultimative E-Mail-Automation Fahrplan“.

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Erfolgreiche Umsetzung mit HubSpot

Der wichtigste Schritt in der E-Mail-Automation ist es, nicht nur darüber nachzudenken, sondern endlich zu beginnen! Dein Unternehmen, dein Team und deine Empfänger werden es dir danken, wie du schon in den Vorteilen lesen konntest. Wozu also warten?

Ein idealer Partner für die Umsetzung von großartigen E-Mail-Automation – Prozessen ist HubSpot. HubSpot ist eine All-in-one-Plattform für CRM, Sales, Service und vor allem Inbound-Marketing. Es gibt bei HubSpot kostenlose sowie zahlungspflichtige Konten, sodass für jedes Unternehmen das geeignete Preis-Leistungs-Modell dabei ist.

Vor allem für Anfänger scheinen Automationsprozesse zu Beginn herausfordernd und komplex zu sein. Es gibt jedoch einige E-Mail-Automation -Workflows, die auch Beginner mit links erstellen können. Glaubst du nicht? Dann schau genau hin! Wir nehmen dazu wieder das Geburtstagsmailing als Beispiel.

Schritt 1: Was benötigst du für den Workflow?

Deine E-Mail-Marketing – Automation benötigt einen Startpunkt, den sogenannten Trigger. Sobald der Trigger ausgelöst wird, möchtest du deinem Kontakt eine E-Mail schicken.

Du brauchst: Trigger & E-Mail

Schritt 2: Erstelle deinen Workflow

Erstelle bei HubSpot einen neuen Workflow. Der Trigger ist für das Geburtstagsmailing ein Geburtsdatum. Daher muss dein Workflow kontaktbasiert sein, denn der Geburtstag ist eine Kontakteigenschaft.

Du brauchst: einen kontaktbasierten Workflow

Schritt 3: Lege alle Kriterien fest

Dein Workflow soll nicht sofort starten, deshalb musst du das Datum festlegen. Hier kannst du eine Beziehung zur Eigenschaft Geburtsdatum festlegen, sodass er jährlich am jeweiligen Geburtstag der Leads ausgelöst wird. Anschließend definierst du die Aktion, die folgen soll, wenn das Geburtsdatum erreicht ist. Lege fest, dass eine E-Mail geschickt werden soll und hinterlege deine erstellte Geburtstagsmail.

Du brauchst: Datum & Aktion

Schritt 4: Prüfe deinen Workflow und beobachte die Performance

Prüfe deinen Workflow auf Fehler und schaue regelmäßig in die Performance. Werden deine Mails geöffnet? Klicken deine Empfänger auf die enthaltenen Buttons, Videos oder nutzen sie den hinterlegten Rabattcode?

Du brauchst: Zeit & Performance-Kennzahlen

Siehst du? Gar nicht so schwierig. Allerdings gehören automatisierte Geburtstagsmailings zu den einfachen E-Mail-Marketing-Automation Prozessen. Es gibt darüber hinaus eine Vielzahl an Möglichkeiten für automatisierte E-Mail-Serien, die zum Teil sehr komplex werden können. Wie du weißt, müssen sie jedoch nur einmalig angelegt werden und ermöglichen dir im Anschluss neben einer guten Kundenbindung auch einen nachweislich verbesserten ROI gegenüber nicht automatisierten E-Mails.

Möchtest du tiefer in die Welt der E-Mail-Automation einsteigen und alles aus deinem E-Mail-Marketing herausholen? Wir von njoy online marketing helfen dir gerne bei der Umsetzung deiner Marketing Automation – auch über das E-Mail-Marketing hinaus.

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Für wen lohnen sich E-Mail-Kampagnen?

Kurz gesagt: für jeden!
Ganz gleich, ob du im B2B oder im B2C Bereich tätig bist, in einem kleinen mittelständischen Unternehmen oder einem großen Konzern. E-Mail-Marketing – Automation vereinfacht Prozesse im Rahmen der Kundenbindung, dem Newsletter-Versand, der Segmentierung von Kontakten und gibt Aufschluss über die Performance der E-Mails.  Vorausgesetzt natürlich, dass E-Mail-Marketing in deinem Business überhaupt eine Rolle spielt. Da E-Mails aber nach wie vor zu den beliebtesten Kanälen von Marketern gehören, ist dies in fast jedes Unternehmen der Fall.

Sicherlich können sehr kleine Firmen oder Dienstleister zu Beginn E-Mails manuell verschicken, ohne einen zeitlich allzu großen Aufwand zu haben. Solange wenige Kontakte bestehen, ist es auch noch recht einfach, die Kunden und Leads im Blick zu haben. Da jedoch die meisten Firmen Wachstum anstreben und die Anzahl der Kontakte mit der Zeit stetig steigen wird, ist schnell der Moment gekommen, an dem E-Mail-Marketing Prozesse und auch weitere interne Prozesse automatisiert werden sollten. Hier gilt: je früher, desto besser!

In erster Linie lohnt sich E-Mail-Marketing-Automation auch für all diejenigen, die sich um eine langfristige Kundenbindung kümmern möchten, ganz gleich, ob es sich um Neu- oder Bestandskunden handelt. Hast du dir zum Beispiel Gedanken darüber gemacht, was diese schnell entwickelte Automation der Geburtstagsmails für deine Lead, aber auch für dich bedeutet?

Wertschätzung: deine Leads und Kunden fühlen sich durch deinen Geburtstagsgruß wahrgenommen und wertgeschätzt, ganz im Sinne der Inbound Methodik .

Animation zum Kauf: wenn du deinen Empfängern in ihren Mails zum Geburtstag einen Rabattcode oder Gutschein schickst, dann animiert sie das zum Kauf. Gut für dich, aber gleichzeitig werden sich deine Leads über diese Aufmerksamkeit freuen, zumal sie als Abonnent deiner Mails von deiner Marke und deinem Brand-Storytelling begeistert zu sein schein.

Impulskauf: wenn du mit deiner Mail und deinem Anreiz gute Arbeit geleistet hast, dann wird dein Empfänger kaufen! Vielleicht handelt es sich hierbei um einen Neukunden oder um einen erneuten Kauf von einem Bestandskunden. Gut gemacht!

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Fazit: 2023 – ein Jahr im Zeichen von E-Mail-Automation und Kundenbindung

Sich zwischen Milliarden E-Mails weltweit am Tag Aufmerksamkeit zu verschaffen, ist bereits eine schwierige und komplexe Aufgabe. Zudem wird unsere Welt immer schnelllebiger und die wenigsten Menschen können sich einer Sache für längere Zeit widmen – das gilt auch für E-Mails. Umso wichtiger ist es, mit einem gezielten und strategischen E-Mail-Marketing zu arbeiten. Die E-Mail – Automation unterstützt diesen Prozess hervorragend und gewinnbringend.

Ein wichtiger Aspekt, der in der E-Mail-Marketing-Automation nicht vernachlässigt werden sollte: bei deinen Empfängern handelt es sich um echte Menschen, zu denen du eine gute Kundenbeziehung aufbauen solltest! Das Jahr 2022 war in vielerlei Hinsicht kein einfaches: geprägt von der Corona- Pandemie, dem Krieg in der Ukraine, der Inflation und Energie-Krise, sehen sich viele Menschen mit Herausforderungen konfrontiert. Diese Krisen und Herausforderungen machen sich auch in der Online- und Marketingwelt bemerkbar. Daher steht bereits jetzt das Jahr 2023 im Zeichen der Kundenbindung und Kundennähe, um die sich auch Marketer und Unternehmen bemühen müssen.

Die Kundenbeziehung und Kundennähe ist gerade im Inbound-Marketing ein zentrales Element, aber auch die E-Mail-Automation trägt entscheidend zu einer langfristigen und nachhaltigen Kundenbindung bei. Wie gut dein Business allgemein diesen Herausforderungen im Jahr 2023 gewachsen ist, kannst du durch unsere umfassende Online-Marketing-Beratung herausfinden.  Und wenn du sofort damit beginnen möchtest, dein Unternehmen im Sinne der Inbound-Methodik weiterzuentwickeln, dann empfehlen wir dir die kostenlose Checkliste zum Inbound-Marketing oder du vereinbarst gleich jetzt ein kostenloses und unverbindliches Erstgespräch mit uns als HubSpot Agentur.

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